como aplicar a gestão de processos no seu estabelecimento

nós sabemos que trabalhar na indústria de alimentos não é fácil quando se trata de eficiência. o desperdício de alimentos no Brasil é uma coisa série e por isso, é preciso se tornar mais eficaz no dia a dia e consequentemente, aumentar os lucros. por isso, separamos algumas dicas de como aplicar a gestão de processos para otimizar a rotina de gerenciamento de processos no seu estabelecimento. 

o que é gestão de processos? 🤔

quando falamos em gestão de processos, estamos falando sobre ao conjunto de práticas e métodos utilizados para identificar, documentar, analisar, implementar, monitorar e melhorar processos dentro de uma empresa. 

o objetivo disso é sempre garantir que os processos sejam eficientes, eficazes e que tornem a empresa mais lucrativa. 

por que, afinal de contas, fazer aplicar a gestão financeira no meu negócio?

vamos direto ao ponto para o que toda pessoa que empreende gosta de ouvir: a gestão de processos ajuda a identificar e eliminar desperdícios, otimizando o uso de recursos como matéria-prima, energia e mão de obra. 

quando implementamos processos claros, isso contribui – e muito – no gerenciamento do estoque, reduzindo perdas e garantindo a disponibilidade dos produtos.

além disso, processos bem definidos garantem que os padrões de qualidade sejam mantidos, resultando em produtos mais consistentes e seguros para o consumidor, ainda mais quando falamos de empresas no setor alimentício, né?

sem contar que, como a indústria alimentícia é altamente regulamentada, a gestão de processos facilita a documentação e a conformidade com normas sanitárias e de segurança alimentar.

rever processos também é um convite para incluir práticas sustentáveis, reduzindo o impacto ambiental e, por consequência, promovendo uma imagem positiva da empresa.

tudo isso combinado é a receita para o sucesso para, no fim das contas, reduzir os custos e aumentar o lucro – que, claro, é o que toda empresa quer. 

mas, como fazer a gestão de processos?

como já dissemos anteriormente, fazer gestão de processos envolve uma abordagem estruturada que permite à organização identificar, analisar, melhorar e monitorar seus processos. 

implementar essa prática na empresa pode não ser fácil no começo, pois você vai precisar mexer em muitas áreas e rever questões que podem se tornar até filosóficas. mas fique tranquilo, porque o resultado compensa. e muito. 

1. o primeiro passo é o mapeamento dos processos

você vai precisar tirar um tempo para listar todos os processos existentes na organização, abrangendo todas as áreas, sejam elas produtivas, administrativas e até criativas. 

aqui temos uma dica importante: utilize ferramentas como fluxogramas ou diagramas de fluxo para representar visualmente cada etapa dos processos. você pode usar plataformas  específicas, como o miro, ou até mesmo o bom papel e caneta.

2. depois de mapear, é hora de analisar

agora que você sabe quais são os processos, precisa entendê-los. por isso, colete dados sobre a eficiência, os tempos de execução, os custos e a qualidade do resultado de cada processo.

nessa etapa, você já vai conseguir verificar – ou pelo menos ter um cheiro – de onde estão os pontos de atraso ou desperdício.

a dica aqui é contar com toda a sua equipe. escute cada um, anote suas ponderações, conte com seu time para entender o que hoje não funciona. você também vai conseguir sentir o quanto eles estão abertos para mudanças e melhorias. 

3. chegou a hora de redesenhar os processos!

com base na escuta, observação e análise, redesenhe e otimize os processos, eliminando etapas desnecessárias e melhorando fluxos de trabalho.

nesse momento, continue contando com seu time para tomar decisões. lembre-se que quem executa precisa estar confortável com a mudança. além disso, defina uma pessoa responsável por cada etapa do processo. isso vai ser muito útil na hora de avaliar se a gestão está funcionando ou vai precisar de novas melhorias. 

deixe tudo registrado e documentado. se necessário, desenhe nas paredes da sua empresa. é importante que todos estejam alinhados com os novos processos.

4. vamos implementar?

antes de mais nada, vale reforçar que existem muitas maneiras de fazer essa gestão e você precisa encontrar a que mais funciona para o seu negócio. isso pode acontecer com ferramentas ou softwares que ajudam na gestão ou até mesmo usando as paredes, documentos compartilhados ou decisões combinadas com todo o time.

mais pra frente, iremos mostrar alguns métodos e ferramentas que você pode usar. mas o que mais funciona é ter seus colaboradores alinhados sobre os novos processos e suas funções.

5. monitoramento e controle, sempre! 

agora que seus processos já estão definidos, estabeleça indicadores-chave de desempenho, também conhecidos como KPIs, para medir a eficácia dos processos. alguns exemplos de indicadores para acompanhar são tempo de ciclo (aqui, pode ser tempo de montagem ou de preparo), taxa de erros, custo por processo, entre muitos outros.

além disso, é essencial realizar reuniões periódicas para discutir o desempenho dos processos e fazer ajustes conforme necessário. você pode utilizar métodos como PDCA – o famoso planejar, fazer, verificar e agir) para promover melhorias incrementais e, claro, sempre envolvendo todos os colaboradores no processo de melhorias e inovações. faz parte do monitoramento coletar feedback de colaboradores e clientes sobre os processos.

por fim, nossa dica é estar sempre preparado para adaptar e readaptar seus processos com base em novas demandas de mercado ou mudanças regulatórias. não se esqueça: atualize continuamente a documentação dos processos conforme mudanças e melhorias são implementadas, garantindo que todos tenham acesso às versões mais recentes. alinhamento é muito importante para seus processos funcionarem bem! 

existe um método certo para fazer a gestão de processos?

fique tranquilo, não existe.

existem vários métodos eficazes de gestão de processos que podem ser aplicados em diferentes contextos. um dos mais utilizados é o lean manufacturing, que é focado na eliminação de desperdícios e na maximização do valor para o cliente. esse método utiliza ferramentas como 5S e kaizen para identificar e eliminar ineficiências.

o 5S é uma técnica originada no Japão com foco em organização e padronização do ambiente de trabalho. o nome 5S refere-se às cinco palavras japonesas que começam com a letra “S”:

• seiri – classificar
• seiton – organizar
• seiso – limpar
• seiketsu – padronizar
• shitsuke – sustentar

já o kaizen é uma filosofia de melhoria contínua que se concentra em pequenas mudanças incrementais, em vez de grandes reformas. A palavra “kaizen” significa “mudança para melhor” em japonês. 

o six sigma é um método que utiliza dados e análises estatísticas para melhorar processos e reduzir a variabilidade. É estruturado em torno da metodologia DMAIC: definir, medir, analisar, melhorar e controlar.

o último que vamos citar aqui é o business process management, BPM, que envolve a análise, modelagem, otimização e monitoramento de processos de negócios. ele é um pouco mais complexo e utiliza ferramentas e software específicos para mapear e automatizar processos.

esses são só alguns métodos, que podem ser usados isoladamente ou combinados, dependendo das necessidades específicas da organização e do tipo de processos que estão sendo geridos. a chave é adaptar as abordagens ao contexto da empresa para garantir os melhores resultados.

comece hoje a reduzir seu desperdício!

a gestão de processos não é um evento pontual, mas um ciclo contínuo que ajuda o seu negócio a se adaptar e a melhorar continuamente. lembre-se: a participação ativa dos colaboradores e o comprometimento da liderança são fundamentais para o sucesso dessa gestão. 

um grande aliado no seu processo de redução de desperdício dentro da sua gestão de processos é o aplicativo da Food to Save! 

por meio dele, caso exista alimentos excedentes no seu processo, é possível vendê-los e garantir uma renda extra para o seu negócio! acredite: nós já proporcionamos mais de R$ 63 milhões aos nossos parceiros em vendas de alimentos que seriam desperdiçados. 

nós estamos te esperando! vem pro app!

leia também:

📣 benefícios do porcionamento no seu restaurante

📣 como definir o prazo de validade dos alimentos?

📣 5 dicas para seu estabelecimento conquistar a Geração Z